„A kérdésem tehát, hogy pontosan mit takar az ügyiratdarab? Sajnos nem sikerült ezt egyértelműen sem a 24/2006, sem a 335/2005-ös rendeletből meghatározni.

A 335/2005 szerint: A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.

Ebből azonban azt nem tudom, hogy minden ügyiratdarab önálló és egyedi főszámmal is rendelkezik, vagy csak ezen belül egy ... Tovább >>

Az „ügykörszám” kifejezés olyan fogalom, melynek alkalmazása során egymásnak ellentmondó jogszabályokkal találkozhatunk. A közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelés során – 2005 óta – általában és elvileg nem alkalmazott fogalom.

Az ügykörszám az 1990 előtti, döntően a tanácsi és államigazgatási szervezetek iratkezelésének során alkalmazott, az irattári rendszeren belüli ... Tovább >>

Jelen kérdés kapcsán le kell szögezni, hogy sem az intézményesített iratkezelési ismeretek (levéltári és irattári gyakorlat, illetve az ennek alapját képező elméleti képzések), sem a hatályos jogszabályok nem ismerik a „szekvenciális irattár” fogalmát. Ebből következően jelen fogalom a közfeladatot ellátó szervek esetében értelmezhetetlen és nem alkalmazható.

Természetesen a nem közfeladatot ... Tovább >>

Kérdés:

Osztott iktatás esetén lehetőség van-e olyan módon képezni az iktatószámot, hogy az eltérjen a 335/2005. sz. Korm. r. 40. §-ban szövegszerűen megfogalmazott iktatószám-felépítési sorrendtől? (Iktatóhely azonosítója-főszám-alszám-év helyett: iktatóhely azonosítója-évszám-főszám-alszám.)

Válasz:

1. A hivatkozott sorrend részletes ... Tovább >>

A 24/2006-os meta adatai között szerepel mind az ügyintéző, mind a felelős.
Azt szeretném kérdezni, hogy mi a különbség a kettő között, különös
tekintettel az alábbiakra:

- Lehet-e szervezet, vagy csak egy konkrét személy,

- az adott adat egy iratot, vagy/és egy ügyirat darabot, vagy/és egy
ügyiratot jellemez?


Szakmai vélemény annak a kérdésnek a tisztázásában, hogy a 24/2006. (IV.29.) ... Tovább >>

A gyűjtőszámos iktatás során egy gyűjtőszám (iktatási sorszám) alatt, több más szervhez és /vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A nyilvántartás a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan történik., A gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv ... Tovább >>

A dokumentumok szekennelésének gyorsasága alapvetően a szkenner típusától függ. Egy ma már elérhető áron kapható, úgynevezett nagyteljesítményű szkenner segítségével már könnyedén megoldható hogy akár egy perc alatt 30-40 oldalnyi iratot beszkenneljünk. 

A gyors szkennelés mellett még az is kérdéses lehet hogy hogyan adagoljuk be a sok dokumentumot. Ezek a készülékek az átlagosnál nagyobb iratadagolóval ... Tovább >>

A sávos iktatás nem más mint az iktatókönyv főszám intervallumokra történő bontása. A sáv egy intervallumot jelent. Egy jogszabály sem ír a sávos iktatásról. A sávok kialakítása például a szervezeti egységek szerint lehetséges, előnye lehet hogy az iktatószámból már tudható hogy mely egység iratáról van szó. A sáv megállapításakor ügyelni kell azonban a sávok megfelelő kiosztására, ... Tovább >>

Az ügyintézés során az előadó vagy felettese határidőt jelölhet ki az ügymenet és egyes részei lebonyolítására. Ha egy ügyirathoz kapcsolódó ügyintézés során a további intézkedéseket csak később - az elintézési határidő lejárta után - lehet megtenni, akkor az iratot határidőbe kell tenni. Ilyen eset lehet, ha egy ügy elintézése egy másik szervezet ügyintézése miatt nem lehetséges. Ezekben az ... Tovább >>

Ha egy főszámon belül többféle irattári tételünk van, mindig a legnagyobb megőrzési időt kell figyelembe venni. Az ügyirat megőrzési idejét mindig a legnagyobb megőrzési idejű irattári tétel alapján kell meghatározni.