|
|
Kezdőoldal  A szakértő válaszol |
|
|
|
Mi a különbség az ún. szekvenciális irattárolás és az évenkénti tételszám szerinti irattárolás között?
Jelen kérdés kapcsán le kell szögezni, hogy sem az intézményesített iratkezelési ismeretek (levéltári és irattári gyakorlat, illetve az ennek alapját képező elméleti képzések), sem a hatályos jogszabályok nem ismerik a „szekvenciális irattár” fogalmát. Ebből következően jelen fogalom a közfeladatot ellátó szervek esetében értelmezhetetlen és nem alkalmazható.
Természetesen a nem közfeladatot ellátó szervezetek esetében alkalmazható e fogalom, hiszen ezeknek a szervezeteknek az esetében nincs kötelező fogalomhasználat az iratkezelés során.
Tekintettel a „szekvenciális” kifejezés eredeti értelmére, illetve e kifejezésnek az iratkezeléssel egyre szorosabb kapcsolatban álló rendszerszervezési, adatkezelési és informatikai területen történő alkalmazására, valamint ara a körülményre, hogy a feltett kérdésben mint oppozíció jelenik meg a tételszámos iktatás, a szekvenciális irattárat a sorszámos iktatás alapján történő irattározás fogalmával tudom azonosítani.
E szerint a „szekvenciális irattár” esetében az iratanyagot évenként, az első kiadott iktatószámtól az utolsó kiadott iktatószámig bezárólag alakítják ki. Az iratképző irattárában kizárólag évenként különülnek el az iratok, az éven belül egyéb csoportosítással az iratanyag nem rendelkezik.
Ezzel szemben a tételszámos iktatásból következő irattárolás során az adott éven belül az iratanyagot tételszámok szerint csoportosítják, az egyes iratok csoportba sorolását mind az iratanyagon, mind a nyilvántartásokban feltüntetik. A csoportosított rendszer előnye a sorszámos iratárral szemben, hogy az egyes ügyekhez (ügykörökhöz) tartozó iratfajtákat külön csoportba sorolja, így visszakeresésük is könnyebbé válik. A tételszámokhoz általában sztenderd selejtezési jeleket is rendelnek, ennek köszönhetően az iratanyag selejtezése is egyszerűbbé válik.
A közfeladatot ellátó iratképző szervek esetében kötelező a tételszámos (önkormányzatok esetében ügykörszámként használatos) irattárazás. A nem közfeladatot ellátó szervezetekre ilyen előírások nem vonatkoznak, a fizikai iratkezelés során azonban szinte kezelhetetlenné válik a csoportosítás nélküli, egyszerű sorszámos iktatás és az ebből következő „szekvenciális” irattározás. 2008-08-04
|
|
Pontosan mit takar az ügyiratdarab?
„A kérdésem tehát, hogy pontosan mit takar az ügyiratdarab? Sajnos nem sikerült ezt egyértelműen sem a 24/2006, sem a 335/2005-ös rendeletből meghatározni.
A 335/2005 szerint: A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.
Ebből azonban azt nem tudom, hogy minden ügyiratdarab önálló és egyedi főszámmal is rendelkezik, vagy csak ezen belül egy ... Tovább >>
|
|
Mit jelent az ügykörszám?
Az „ügykörszám” kifejezés olyan fogalom, melynek alkalmazása során egymásnak ellentmondó jogszabályokkal találkozhatunk. A közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelés során – 2005 óta – általában és elvileg nem alkalmazott fogalom.
Az ügykörszám az 1990 előtti, döntően a tanácsi és államigazgatási szervezetek iratkezelésének során alkalmazott, az irattári rendszeren belüli ... Tovább >>
|
|
|
|
|
Mi a különbség az ügyéntéző és a felelős között?
A 24/2006-os meta adatai között szerepel mind az ügyintéző, mind a felelős.
Azt szeretném kérdezni, hogy mi a különbség a kettő között, különös
tekintettel az alábbiakra:
- Lehet-e szervezet, vagy csak egy konkrét személy,
- az adott adat egy iratot, vagy/és egy ügyirat darabot, vagy/és egy
ügyiratot jellemez?
Szakmai vélemény annak a kérdésnek a tisztázásában, hogy a 24/2006. (IV.29.) ... Tovább >>
|
|
Mi az a gyűjtőszámos iktatás?
A gyűjtőszámos iktatás során egy gyűjtőszám (iktatási sorszám) alatt, több más szervhez és /vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A nyilvántartás a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan történik., A gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv ... Tovább >>
|
|
A dokumentumok szkennelése nagyon lelassítja az iratkezelést?
A dokumentumok szekennelésének gyorsasága alapvetően a szkenner típusától függ. Egy ma már elérhető áron kapható, úgynevezett nagyteljesítményű szkenner segítségével már könnyedén megoldható hogy akár egy perc alatt 30-40 oldalnyi iratot beszkenneljünk.
A gyors szkennelés mellett még az is kérdéses lehet hogy hogyan adagoljuk be a sok dokumentumot. Ezek a készülékek az átlagosnál nagyobb iratadagolóval ... Tovább >>
|
|
|
|
|
Mi az a határidő-nyílvántartás?
Az ügyintézés során az előadó vagy felettese határidőt jelölhet ki az ügymenet és egyes részei lebonyolítására. Ha egy ügyirathoz kapcsolódó ügyintézés során a további intézkedéseket csak később - az elintézési határidő lejárta után - lehet megtenni, akkor az iratot határidőbe kell tenni. Ilyen eset lehet, ha egy ügy elintézése egy másik szervezet ügyintézése miatt nem lehetséges. Ezekben az ... Tovább >>
|
|
|
|
|
Egy főszámos iktatáson belül lehet e eltérés az irattári tételekben?
Egy főszámon belül természetesen lehetőség van arra hogy az egyes iratok külön irattári tétellel rendelkezzenek, az irattári tételek azonban csak egy ügykörhöz tartozóak lehetnek. Tehát egy főszámon belül az alszámokhoz rendelhetünk a főszámtól eltérő irattári tételeket, de csak abban az esetben ha azok egy ügykörön belüliek, ha egy soron következő irat más ügykörbe tartozik, azt új ügyként kell kezelni, és új főszámra ... Tovább >>
|
|
Amennyiben segítségre van szüksége,
további információkat szeretne megtudni kérjük hívja az alábbi számot
06 80 204 829
vagy töltse ki az információs adatlapot és munkatársunk segít Önnek!
*( Ügyiratkezelés, Iratkezelési hírek, Esettanulmányok, Rendezvények, Levéltár, KET, Iratkezelési szabályzat, Irattári terv ) |
|
|
|
|
