Fontos, hogy az elektronikus dokumentummenedzsment és a papíralapú dokumentumok kezelése egyaránt figyelmet kapjanak, illetve az előbbi esetén milyen lényegi szempontokra fókuszáljunk.

Dokumentumkezelő rendszer – prelúdium
Engedtessék meg egy rövid kis bevezető, mielőtt elkezdenénk a 11 fontos dokumentumkezelési kérdés bemutatását.

Dokumentumkezelés alatt általában az elektronikus dokumentumkezelést, a dokumentumkezelő programot vagy szoftvert értjük. Ez eléggé elterjedt, ugyanakkor meglehetősen pongyola megközelítése a tevékenységnek, mert noha napjainkban minden erővel igyekeznek háttérbe szorítani a papíralapú dokumentumkezelést (lásd például egyebek mellett az elektronikus cégeljrás bevezetését), azért még mindig elég jelentős részét teszi ki a szervezetek kommunikációjának.
A dokumentumkezelés fogalmába tehát nemcsak az elektronikus dokumentumkezelés értendő bele, hanem a hagyományos vagy fizikai iratkezelés is.

Ugyanakkor, hogy ne legyen könnyű dolga az embernek létezik egy önállóan használatos iratkezelés fogalom, amely inkább a közigazgatásban, államigazgatásban használatos. (Hamarosan megújult formában jelenik meg Portálunk Dokumentumkezelési és Iratkezelési Lexikona, amely segít rendet tenni a különböző fogalmak zűrzavarában.)

Véleményünk szerint mindkét részre figyelmet kiemelt figyelmet kell fordítani, azaz a papír formában meglevő, keletkező dokumentumokra, iratokra, illetve az eleve elektronikus formában meglevő (vagy digitalizált) dokumentumokra is.

Ez utóbbiak kezelését, menedzselését végzik a dokumentumkezelő (iratkezelő) rendszerek.


Fúga: az elektronikus dokumentumkezelő rendszer – és a 11 legfontosabb szempont 

1. Tárolás

Hol és hogyan, milyen formátumban legyenek tárolva, elmentve, archiválva a dokumentumok?

2. Rendszerezés, szervezés, indexelés

Milyen eljárások léteznek, amelyek lehetővé teszik a rendszerbe bevitt dokumentumok rendszerezését, szervezését? Milyen indexelés van a rendszerben, milyen adatok kerülnek rögzítésre az indexelés folyamán, amely később segíti a visszakeresést?

3. Visszakeresés

Hogyan találhatóak meg a rendszerben a dokumentumok? Elég az indexek alapján történő keresés vagy szükség van/lenne a fulltext keresésre?

4. Dokumentum és rendszer biztonság

Hogyan lehet hozzáférni a dokumentumokhoz, hogyan van védve a jogosulatlan hozzáférésektől, illetéktelenek által történő olvasástól, nyomtatástól – vagy éppen a törléstől?

5. Üzletmenet folytonosság támogatása, katasztrófavédelem

Hogyan lehet biztosítani kisebb-nagyobb problémák esetén a dokumentumok helyreállítását, az újbóli elérést – és mennyi időn belül?

6. Selejtezés, tárolási idők

Mennyi ideig kell őrizni, tárolni a dokumentumkezelőnkben az elektronikus dokumentumainkat? Mikor lehet selejtezni? Mikor és mely dokumentumokat, iratokat kell átadni levéltárba?

7. Archiválás

Hogyan biztosíthatóak a lementett, archivált, tárolt dokumentumok későbbi olvashatósága?

8. Megosztás, elosztás, csoportmunka

Hogyan biztosítható, hogy a dokumentumok elérhetőek legyenek mindazon munkatársak számára, amelyeknek munkájukhoz ez szükséges? Hogyan lehet ezeken közös munkát végezni, jóváhagyni?

9. Munkafolyamatok, munkafolyamattámogatás, workflow

A dokumentumkezelő rendszer milyen támogatást ad a különböző folyamatokban történő ügyintézéshez, a feladatok kezeléséhez?

10. Dokumentumok előállítása

A legtöbb dokumentumkezelő rendszer önmagában nem biztosítja a dokumentumok előállítását – kérdés, hogy integrálni kell-e ezt a funkciót is, vagy más funkciók segítségével (csatolás, linkelés) elegendő-e biztosítani az elektronikus dokumentumkezeléssel történő kezelést?

11. Jogosultság, jogosultsági rendszer, “logolás”

Hogyan, mi módon lehet “belépni” a rendszerbe, hogyan lehet a felhasználókat kezelni, csoportokba sorolni? Hogyan lehet nyomonkövetni a rendszerben végzett tevékenységét biztonsági és teljesítményszempontból, milyen logfile-ok nyerhetők a felhasználói tevékenységekről?

*

Természetesen számos egyéb szempont kerülhet a fentiek mellé – talán mégis ezek a legfontosabbak. Kiindulásnak szerintünk mindenféleképp hasznosak – amennyiben észrevétele, kiegészítése van, örömmel vesszük visszajelzését >>>