Meggyőződésünk, hogy az alább kibontott szempontok függetlenül a szervezet méretétől helytállóak. Természetesen függ a szervezet méretétől, hogy az alábbiakat miként értelmezi saját magára nézve, azonban a dokumentumkezelő rendszer bevezetését mindenképpen –közép-, vagy hosszú távú ugyan, de- befektetésnek kell tekintenie. Ebből adódóan a tématerületet nem elsősorban informatikai-, vagy iratkezelés szakmai kérdésnek érdemes tekinteni, hanem stratégiai döntésnek.
A döntés előtt vizsgálandó szempontok:
Funkcionális, informatikai-, illetve iratkezelés szakmai szempontok
Elemezni kell a szervezet jelenlegi dokumentumkezelési tudását, kultúráját, gyakorlatát, de talán ennél is fontosabb a megtámogatni kívánt szervezeti folyamat részfunkcióit, céljait, igényeit és a kapcsolódó folyamatokat. Érdemes azt is mérlegelni, milyen új, eddig nem használt lehetőséggel élhetünk az új rendszer bevezetésekor. Nagyon fontos tény a szoftverválasztáskor a dokumentumforgalom mennyisége, keletkezési helye, akár szezonalitása, és nem utolsó sorban a hardver és kapcsolódó elemek adta adottságok.
| Hirdetés |
Nem a megfelelő Flash Player van a gépen
A legújabb verzió letölthető innen.
You need to upgrade your Flash Player
Download new flash player from here.
|
Egy szervezet dokumentumainak kezelése bonyolult, nehezen definiálható feladat. Gondoljuk végig a dokumentumok típusát, jellegét, az iratkezelést általában, az archiválás, irattárazás rendszerét, hogyan támogatunk munkafolyamatokat, milyen formanyomtatvány, bizonylat feldolgozás van érvényben és ezek esetleg hogyan kapcsolódnak a portálhoz. A felsorolás hosszúnak tűnik, de megéri a fáradtságot.
Mikro- és kisvállalatok esetében elképzelhető, hogy a dokumentumkezelő rendszerrel támogatnak minden front és back office feladatot. A fő szempont, hogy a dokumentumok adatait egyszer kelljen csak rögzíteni, majd minden adata könnyen visszakereshető legyen, esetleg digitalizálni tudják a papírt. A rendszert általában egy-két munkatárs használja, nincs szükségük folyamattámogató funkciókra.
Közepes, illetve nagyvállalatok esetében azonban feltétlenül szükséges az egyéb –munkafolyamat támogató, számlázó, ügyfélnyilvántartó- rendszerekkel való együttműködés. Ötven – száz fő irodában dolgozó személyzetet foglalkoztató cég esetében rendszerint kiterjesztik a dokumentumkezelő rendszert ügyintézői szintre is –tehát nem kizárólag az iratkezelésért felelős munkatársak használják azt-, emiatt a szoftvernek már a dokumentumhoz kapcsolódó iratkezelési folyamatot kell alapul vennie, nem kizárólag a papírt és a rajta lévő tartalmat.
Cégmérettől függetlenül kiemelt szempont, hogy a papír alapú dokumentumon kívül tudja a rendszer kezelni, mind az elektronikus levelezést, mind a faxon küldött és érkezett iratokat, de akár a honlapon kitöltött űrlapot, vagy egy digitálisan tárolt állományt is.
Fontos szempont a kiválasztásnál a dokumentumkezelő rendszer menedzselhetősége. Érdemes a felhasználói szempontok figyelembevételén túl gondolni azokra is, akik majd adminisztrátorként működtetik a szoftvert. A program esetleges későbbi fejlesztéseinek elterjesztését, minden felhasználóhoz történő eljuttatását is meg kell oldani, tehát kiemelt jelentőséget kap a vékonykliens technológia alkalmazása. Így a rendszeradminisztrátoroknak pl. egy verziófrissítés alkalmával kizárólag a szerveren kell dolgozniuk, nem kell a munkát a klienseken ismételniük.
Finanszírozási, megtérülési szempontok
Egy kevésbé körültekintő vezető számára néha egy havi munkabér is soknak tűnik egy dokumentumkezelőért, hiszen anélkül is létezik, sőt fejlődött is a cég. A rendszer funkciói határozzák meg azt, amit erkölcsi és anyagi értelemben megtérülésnek nevezhetünk.
Ahhoz azonban, hogy megtérülést számolhassunk a rendszer bevezetését követően, már a bevezetés lehetőségének megfogalmazódásától kezdve figyelnünk kell, hogy mennyi idő telik el azzal –az egyébként a mindennapok során szembe sem tűnő- munkával, ami az iratok, dokumentumok keresésével, rendezésével, szervezett tárolásával, a feladatok kiosztásával, stb. telik. Ezen kívül azt is nyomon kell követnünk, hogy mennyi kiadás takarítható meg a papír sokszorosítása nélkül, a rajta tárolt információk elektronikus továbbításával. Meggyőződésünk, hogy kiemelt értéke van a fent említett megtakarításnak, környezetünk védelmére gyakorolt hatásának is.
Érdemes megtudnunk, hogy mennyibe kerülnek a további fejlesztések, hiszen amennyiben jó, a szervezetünk számára igazán hasznos rendszert vezettünk be, könnyen előfordulhat, hogy funkcióinak bővítésével újabb és újabb folyamatok támogathatók a már megszokott hatékonyság növekedés realizálásával.
Egy jól működő dokumentumkezelő rendszer legalább olyan hatást képes gyakorolni egy szervezetre, mint egy vállalatirányítási program. Ezért a rendszer bevezetését mindenféleképp érdemes befektetésnek tekinteni.
Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésénél a beruházás megtérülését nehéz számszerűsíteni, de nyilvánvaló, hogy az iratkezelés racionalizálásával jelentős munkaidő megtakarítás érhető el, elkerülhető a dokumentumok felesleges többszörözése, és jóval kevesebb fizikai tároló hely szükséges. Csökkennek a dokumentumok tárolásához, eléréséhez kapcsolódó költségek, illetve szinte eltűnnek az iratok sokszorozási és szétosztási költségei. Ezek a közvetlen megtakarítások.
Az azonnal számszerűsíthető költségcsökkentésen túl közvetett haszonként a gyorsabb, pontosabb, kényelmesebb munkavégzés, a határidőcsúszások csökkenése és az ellenőrizhetőség javulása összességében a vállalat eredményének növekedését, a dokumentumkezelés költségeinek 20-25 százalékos csökkenését hozza magával.
A megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer implementálásával számos üzleti előnyre is szert tehet a szervezet: a vállalat külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, hatékonysága nő. Segítséget nyújt a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók a rutinfeladatok (gépelés, kategorizálás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók.
Az, hogy melyik dokumentumkezelő rendszer a legtökéletesebb, melyik segítségével realizáljuk a legtöbb megtakarítást, nem csak, sőt nem elsősorban a cég méretéből adódik. Mielőtt eszközt választunk, döntsük el, hogy mit várunk tőle! Hogy egy kézenfekvő példával szemléltessük: manapság nem elég pusztán minden faxot, levelet tárolni és minden e-mailt kinyomtatni. Nem elég a dokumentumokat irattárba tenni. Sőt nem elég csupán a beérkezés sorrendjében tárolni, hiszen napi eset, hogy egyáltalán nem fontos szempont egy dokumentum keresése során, hogy az mikor jött be hozzánk, vagy mikor ment ki tőlünk. Fontos lehet azonban például, hogy mit tartalmazott a melléklete, milyen nyilvántartási számon tárolják a beküldő/címzett félnél, egyáltalán ki a beküldő/címzett, mely munkatársunk hozott azzal kapcsolatban egy bizonyos döntést, stb.
Vizsgáljuk meg, hogy amikor egy dokumentumot –akár intézési ideje alatt, akár irattárazása után- keresünk, akkor milyen gyakran van szükség az eredeti, hiteles, aláírt, pecsételt papírra és milyen gyakran elegendő a rajta tárolt információ. Amennyiben a dokumentum tartalma szinte mindig megfelelő, mindenképpen érdemes a dokumentumainkat digitalizálnunk, esetleg tartalmukat is kereshetővé tennünk. Ezzel elérjük azt, hogy az irat fizikai tárolása másodlagos jelentőségű csupán, hiszen az leíró adatai, vagy akár tartalma alapján, strukturáltan, könnyen kereshető módon rendelkezésünkre áll pillanatok alatt.
Technika
Fontos szempont a kiválasztásnál a dokumentumkezelő rendszer menedzselhetősége és az adatbiztonság is. Érdemes a felhasználói szempontok figyelembevételén túl gondolni azokra is, akik majd adminisztrátorként működtetik a szoftvert. A program esetleges későbbi fejlesztéseinek elterjesztését, minden felhasználóhoz történő eljuttatását is meg kell oldani, tehát kiemelt jelentőséget kap a vékonykliens technológia alkalmazása. Így a rendszeradminisztrátoroknak pl. egy verziófrissítés alkalmával kizárólag a szerveren kell dolgozniuk, nem kell a munkát a klienseken ismételniük.
Védenie kell a rendszernek a benne tárolt adatainkat a külső illetéktelenek elől. Az adatok titkosítva kerüljenek rögzítésre az adatbázisban, valamint a legelemibb részletek is központi szerveren kerüljenek tárolásra, a kliens gépek pusztán megjelenítésre szolgáljanak. Dokumentumkezelő rendszerünk védje az adatainkat a szervezeten belüli illetéktelen felhasználók elől is. Akár egymástól függetlenül is legyenek szabályozhatóak többdimenziós jogosultsági kategóriák
Összefoglalva
A dokumentumkezelő rendszer bevezetése sokféle szervezeti hiányosságra megoldás lehet. Törekedjünk arra, hogy a nehézségeket részletesen elemezzük, sőt ne a konkrét problémára keressünk megoldást, hanem az azt előidéző elégtelenségekre. Dokumentumkezelő bevezetésekor olyan megoldást válasszunk, amelynek csak másodlagos erénye a nagysága, kiterjedése, funkcionális széleskörűsége, fő értéke az apró részletekre is kiterjedő testre szabhatósága. Ez lehet ugyanis a garancia arra, hogy szervezetünk folyamataihoz tökéletesen illeszkedő rendszert kapunk, amely számottevő költségcsökkentést eredményez belátható időn belül.
