Az e-közigazgatás bázisa: elektronikus iktatás, elektronikus dokumentumkezelés (iratkezelő szoftver)

Nem csak divat és jól hangzó divatos kifejezés a napjainkban egyre többször említett, az önkormányzatok körében is mind inkább teret nyerő e-közigazgatás kifejezés, hanem tartalmi, érdemi jelentést és üzenetet hordoz. Összetettsége, mondhatnánk bonyolultsága azonban sokakat elrémiszt, de legalábbis a vele kapcsolatos bárminemű hivatali munka, feladat és folyamat bevezetése és alkalmazása távolságtartásra készteti a döntéshozókat és a hivatalvezetőket. Hol és hogyan fogható meg, egyáltalán mit jelent az e-közigazgatás? A leginkább és a legtöbbet feltett kérdések ezek. Szerencsére a települési önkormányzatok jegyzői közül is – saját gyakorlattá téve – egyre többen igazolják, hogy az e-közigazgatás megteremtése nem valamiféle elérhetetlen cél, üres fogalom csupán. Nem az, ha az első lépést a hivatali vezető az e-közigazgatás révén megvalósuló szolgáltató, ügyfélbarát és ügyfélközpontú önkormányzat megteremtése felé az alapoknál kezdi. Az alapoknál, azaz az elektronikus közigazgatás bázisaként szolgáló ügyviteli folyamat, iktatási rendszer informatika (iratkezelő szoftver) által támogatott hatékony megvalósításával. 

Ne legyenek illúzióink, az elektronikus önkormányzat, a szolgáltató közigazgatás nem fog magától kialakulni. Nem lesz az önkormányzat máról holnapra ügyfélbarátabb és szolgáltatóbb és hatékonyabb és racionálisabban működő, ha ezért a település és a hivatal vezetői, a helyi döntéshozók nem tesznek semmit. Támogatásra várni máshonnan és másoktól olyan mértékben és formában lehet, mint amekkora elszánást, erőt és forrásokat (erőforrásokat) mi magunk, az önkormányzatok maguk ezért hajlandók tenni. Tenni és nem áldozni. Mert nem áldozat ez, hanem befektetés. Olyan beruházás (és nem csak anyagi vonatkozásban) ami minden esetben megtérülést eredményez, a település javára és hasznára válik és (megint csak nem kizárólag anyagi értelemben véve) jövedelmező. Nem várni kell arra, hogy majd történik valami, hogy majd megmondják, hogy majd kialakítják, hogy majd biztosítják hozzá. Mert nem akkor és nem úgy történik majd és nem annyit és nem olyan formában biztosítják majd. 

Az jó, hogy a szolgáltató önkormányzat, az elektronikus közigazgatás megteremtésének lépései, szintjei, fokozatai vannak. Fokozatosság, a fokozatos bevezetés nagy segítséget és könnyebbséget jelent a települések számára. Nem csak a hivatali – bárminemű új folyamatokkal és rendszerekkel, rendszerelemekkel szembeni – ellenállás könnyebb leküzdésének vonatkozásában, hanem sokkal inkább a részenkénti, elemenkénti bevezetés, betanulás, begyakorlás nyújtotta előnyök kihasználása tekintetében. Kezdjük az alapoknál. Az első lépésnél (aminek önmagában természetesen különböző – alkalmazási összetettségtől és hivatali, szervezeti bonyolultságtól függő – szintjei és fokozatai vannak), az e-közigazgatás bázisát jelentő, a hivatali háttérfolyamatok stabil alapját biztosító elektronikus iktatásnál, elektronikus iratkezelésnél, elektronikus dokumentumkezelésénél. 

Az irat- és dokumentumkezelés a hivatali tevékenységek keretét adja meg. Ez a hivatali ügyintézés „alfája és omegája”. Valamennyi ÜGY az iktató rendszerből (iratkezelő szoftver) indul, az iktató rendszerben kerül rögzítésre és az iktató rendszeren keresztül lép ki a hivatal életéből. Az ügymenet életútját bejárva, az iratkezelési rendszer végigkíséri az ÜGY valamennyi lépését és mozzanatát. Egyik önkormányzat sem lesz eredményesebb és semelyik hivatali munka a jelen formájában nem látható el hatékonyabban, ha a hivatali kiszolgáló háttér-folyamatot az iktatást, iratkezelést végső soron az ügyintézést nem helyezzük elektronikus alapra, ha nem alkalmazunk erre a célra fejlesztett és minősített iratkezelő szoftvert. Tanúsított iratkezelés nélkül, nincs hatékony ügyintézés. Ezt maguk az önkormányzatok, az önkormányzati hivatalok vezetői és a hivatali alkalmazottak állítják és állították egy 2005-ös felmérés tanulsága szerint. 

2005: e-közigazgatás – elektronikus iktatás (iratkezelő szoftver)? Miről beszélünk? 

Az önkormányzati szektor infokommunikációs technológiákkal (ICT) való ellátottsága és azok használata tekintetében a GKI évről évre felmérést készít. Mindazzal együtt, hogy – különösen az informatika vonatkozásában – a legfrissebb felmérések eredményeit „illik” idézni, érdemes megnézni a nem is olyan régi, 2005-ben készült felmérés elgondolkodtató adatait. Mindezt persze nem öncélúan tesszük és idézzük fel a két évvel ezelőtti helyzetet, hanem sokkal inkább az azóta történt változások mértéke és iránya az, ami sokat mond a számunkra. Az említett tanulmány elektronikus szolgáltatásokat elemző részén belül önálló fejezetrész foglalkozik az önkormányzatok által ellátott feladatok informatikai támogatottságával. Az önkormányzatok széles tevékenységi köréből, az informatika által támogatott területek közül harmadikként kerül említésre az iktatás – holott látni fogjuk, hogy milyen mértékű és elterjedtségű volt az informatikai támogatottság, amivel dobogós helyre került akkor ez a terület. A felmérés alapján a szerzők hozzáfűzik, hogy az iktatás vonatkozásában várható leginkább az informatika szerepének és jelentőségének növekedése az elkövetkező években. A legtöbb önkormányzat a fejleszteni kívánt területek között ezt jelölte meg. De vajon miért gondolták így az önkormányzatok? Megkapjuk rá a választ, nézzük előbb hozzá a felmérés részleteit. 

Két évvel ezelőtt a települési önkormányzatok alig több mint 40%-a használt valamilyen elektronikus iktatórendszert, azaz döntő többségük papír alapon iktatott (és itt nem csak a kis önkormányzatokra kell gondolni). Akik éltek az informatika nyújtotta lehetőséggel, közöttük is minimum 70 féle különböző iktató rendszert lehetett találni (legalábbis ennyit biztos, mert ennyi félét neveztek meg). Mit jelent ez? Kevesen alkalmaztak, nagyon sokféle, eltérő minőségű és szakmai tartalmú iktatórendszert. Ezzel átláthatatlan és követhetetlen rendszer, rendszerek alakultak ki, ami az egységesen elvárt magas szakmai színvonalú munka legfőbb gátja volt. (1. sz. ÁBRA)

1. sz. ÁBRA

A felmérés szerint elektronikus dokumentumkezelő rendszert az önkormányzatok alig több mint 10%-a használt. A rendszer használata a nagyobb önkormányzatoknál sem jellemző átlag feletti mértékben; sőt a városi önkormányzatok közül is csak minden hetedik használt dokumentumkezelő rendszert. Más oldalról viszont ez az jelenti, hogy a kisebb önkormányzatok között is már fellelhető volt az elektronikus dokumentumkezelő rendszer alkalmazása. Igaz a tanulmány megállapítása szerint ezen a területen nagyon komoly előrelépés várható, mert az önkormányzati visszajelzések ennek a fejlesztését erősítettek meg. Azok az önkormányzatok, akik elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetését, mint a közeljövő egyik fontos feladataként nevezték meg, senki nem tudta megmondani, hogy milyen megoldást szeretne bevezetni! A helyzetet csak tovább bonyolította, hogy azok az önkormányzatok, akik elektronikus dokumentumkezelő rendszert már használtak összesen 35 féle különböző szoftvert neveztek meg. Itt is igaz tehát az a megállapítás, hogy kevés önkormányzat sokféle, szakmailag, minőségileg különböző rendszert használt. 

Valami elindult: jogi szabályozás…… 

Égető volt a szükség és az igény, hogy ezen a területen, az elektronikus iktatás és iratkezelés vonatkozásában döntő és komoly lépésre szánja el magát a jogalkotó. Be kellett vezetni a tanúsítás fogalmát, hogy szakmailag és minőségileg egységes rendszer alakuljon ki és elő kellett írni a tanúsított iratkezelő rendszer használatát a közfeladatot ellátó szervek számára. A jogalkotó nem késlekedett sokáig, 2005 és 2006-ban több jogszabály is született, ezek közül a legfontosabbak:
• A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról szóló 2005. évi CXLIX. törvény
• A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
• A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet 

A jogszabályokban előírtak szerint a közfeladatot ellátó szervek, így a települési önkormányzatok is csak tanúsított iktató, iratkezelő rendszert vezethetnek be. Már működő, stabil és kiforrott rendszerként a tanúsítást elsőként a netTeam Magyarország iktató, iratkezelő szoftvere kapta meg. Azok az önkormányzatok, akik jelenleg papír alapon iktatnak, vagy azoknál az önkormányzatnál ahol nem tanúsított elektronikus iktató rendszer működik kötelezően be kell vezetni és át kell térni a tanúsított iratkezelő rendszer használatára legkésőbb 2009. január elsejével. Ettől az időponttól kezdve Magyarországon az önkormányzatok tanúsított elektronikus iktató rendszerben rögzítik a hivatali ügyeket és dokumentumokat. A tanúsított iratkezelő rendszer valamennyi önkormányzatnál biztosítani fogja az elektronikus ügyintézés, az e-közigazgatás megteremtésének és kialakításának stabil hátterét. Természetesen ahhoz, hogy az előírt határidőre működő tanúsított iratkezelő rendszer álljon az önkormányzat rendelkezésére, időben gondoskodni kell a beszerzésről. Időt jelent a készségszintű alkalmazás feltételeként szolgáló oktatás megtartása, a rendszer telepítése, testreszabása, ahol szükséges az adatok migrálásának elvégzése. 

Intézményi vonatkozásban az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztériumon (ÖTM) belül létrejött egy önálló szervezeti egység, a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) feladataként a köziratok kezelésének szakmai irányításával. 

Ezek együttesen mind azt erősítették, hogy hangsúlyt és szerepet kell, hogy kapjon az önkormányzatok mindennapjaiban az informatika eszközrendszerével támogatott tanúsított iktatás, iratkezelés és ügyintézés. 

A paragrafusok mögött meghúzódó szándék világos és egyértelmű. A jogszabályi keretek biztonságot és kiszámíthatóságot jelentenek „Antrópiában”, abban a rendezetlen állapotban, amit a számtalan eltérő iktató rendszer használatának kuszasága teremtett. Varázsütésre azonban ezen a területen se számíthatunk. Törvényi előírások dacára léteznek és jogtalan módon helyet követelnek maguknak olyan álmegoldások, amelyek nem tanúsított rendszerként próbálnak tovább élni és terjeszkedni. Szakítani kell azzal a régi beidegződéssel és tévhittel, hogy olyan szervezetek, intézmények, amelyek feladatai és statútumai alapvetően nem arra szólnak, hogy informatikai rendszereket fejlesszenek ki, most is és továbbra is kísérletezzenek és drágábban állítsanak elő nem tanúsított rendszereket, ezzel okozva zavart azon felhasználók (önkormányzatok) körében, akik jóhiszeműen, de ezen a téren nem rendelkezvén teljes körű ismeretekkel kívánnak megfelelni a jogszabályi előírásoknak. Csak a tanúsított iratkezelés, csak a tanúsított iratkezelő rendszer az, ami jogszabályi garanciát, technikai, szakmai, működési biztonságot jelent. 

Van az egységes tanúsított iratkezelő rendszer megteremtésére és használatára való törekvésnek egy másik kézzel foghatóbb dimenziója is. Mégpedig az, hogy a települési önkormányzati hivatalok által ellátott feladatok és végzett tevékenységek minőségi szolgáltatása csak az intézményi munka hatékonyságának növekedése által teremthető meg. A hatékonyság legbiztosabb záloga pedig a belső folyamatok modernizációja. Ehhez ad lendületet és biztos támpontot a tanúsított iratkezelés, végső soron az ügyintézést támogató informatikai rendszer. 

…..piaci folyamatok 

A változások napjainkra látható eredményt hoztak. Egy 2007-es felmérés kimutatása szerint ma a települési önkormányzatok 16%-a iktat papír alapon. (2005-ben 60% volt ez!) A netTeam Magyarország ZRt. tanúsított elektronikus iktató, iratkezelő rendszerét az önkormányzatok 56%-a használja. A valamilyen informatikai rendszerrel iktató települési önkormányzatok között ez az arány még nagyobb, a netTeam részesedése 66%. A számok és a tapasztalatok igazolják, hogy a netTeam tanúsított iratkezelő rendszere a legelterjedtebb, ezt a rendszert használja a legtöbb önkormányzat. (2. sz. ÁBRA) 

                             
                                                                2. sz. ÁBRA

Mindennek az eredőjeként több tényező is fellelhető. A netTeam rendszere úgy került kialakításra, hogy az az önkormányzatok mindennapos tevékenységét és feladatait a leghatékonyabban tudja támogatni. Ehhez alaposan ismerni kell az önkormányzatok működésének jogi szabályozását és az ez alapján kialakult valóságos ügyviteli, munkavégzési folyamatokat. Nem elég jó szoftvert készíteni, a gondolkodás a tervezés az alkotás folyamatát meg kell fordítani. Az előírt keretek között a felhasználók igényeit kell ismerni és abból táplálkozva kell kiindulni. Ez nem csak informatikai, technikai és szűk értelemben vett szakmai tudást igényel, ezért a netTeam fontosnak tartotta, hogy az iratkezelésben az irat- és dokumentumkezelési szakmában is megfelelő szakmai mélységű, kellő ismeretekkel vértezze fel magát, segítve ezzel a helyi önkormányzatokat a saját rendszerük és ügykezelői folyamataik át- és kialakításában. Tanúsított iratkezelő rendszer bevezetését és alkalmazását pontos, alapos és mindenre kiterjedő helyzetfelmérésnek kell megelőznie, amihez az informatikai rendszerismeretek mellett a netTeam iratkezelésben jártas szakemberei – a tapasztalatok és a visszaigazolások alapján – hatékony segítséget tudnak nyújtani. 

Ma már nem csak „szájhagyomány” útján szerezhetnek az önkormányzatok információt az irat- és dokumentumkezeléssel kapcsolatban felmerült kérdéseikre. Elektronikus úton, a világháló segítségével pillanatok alatt az erre vonatkozó információk özöne áraszthatja el a kevésbé tájékozott és a nem célzottan kereső érdeklődőt. Az ő munkájukat is megkönnyíti, a képzettebbeknek pedig strukturált és aktuális tudással és információval szolgál a kimondottan erre a területre fókuszáló www.ugyiratkezeles.hu portál. 

A hagyományokat is követve és ápolva nyomtatott formában, szakkönyvként jelent meg és a XV. Jegyző és közigazgatás konferencián került bemutatásra az az ügyiratkezelői kézikönyv, ami több mint tíz éves hiányt pótolva gyűjtötte össze az ügyiratkezeléshez kapcsolódó valamennyi szakmai, jogi és informatikai ismeretet. A könyv, mint az önkormányzatok között legelterjedtebb tanúsított iratkezelő rendszert a netTeam szoftverét hívja segítségül a gyakorlati ismeretek bemutatásához és átadásához. 

A netTeam rendszerének széles körű elterjedtsége garanciát jelent. Az egységes elektronikus ügyintézés garanciát jelent a működésre, a felhasználhatóságra, a kezelhetőségre. A tanúsított iratkezelés garanciát jelent a hivatalok (közigazgatási hivatal, települési önkormányzat, levéltár) közötti elektronikus feladatellátásra; garanciát az ügyfelekkel való elektronikus ügyintézés kialakításához és biztonságos működtetéséhez. Ami sok önkormányzatnál ma még vízió, az a netTeam által garantált tanúsított iktató, iratkezelő rendszerrel már működő, vagy működtethető valóság: egységes elektronikus iktató- és dokumentumkezelő rendszer; önkormányzatok által használt elektronikus aláírás; teljes körű elektronikus ügyintézés, papírmentes iroda. 

Egységes elektronikus ügyintézés – tanúsított iratkezelés –netTeam 

Arra a kérdésre tehát, hogy miért éppen iratkezelés, miért éppen az elektronikus iktatás és ügyintézés feladat és tevékenységi köre az, amit szabályozni kellett, aminek a felügyeletét kormányzati szinten is rendezni kellett és aminek a bevezetését és használatát elsőként fontos megoldani valamennyi települési önkormányzat hivatali munkavégzésében, maguk az önkormányzatok adták és adhatják meg a választ. Az értékrendet úgy állítva fel, hogy ebbe a területbe történő beruházás kiemelt jelentőséggel és prioritással szerepel a települési döntéshozók preferencia sorrendjében, mert igazolást nyert, hogy a tanúsított iktató rendszer használatával dinamikusabbá válik a hivatali feladatellátás, érezhető és visszaigazolható módon megerősítést nyer a minőségi közszolgáltatás.