DMS One Ultimate iratkezelő rendszer a közszféra igényeivel ?>

DMS One Ultimate

Elektronikus ügyintézés és az iratkezelő szoftverek

2018. január 1-jétől állampolgári jog az ügyek elektronikus úton történő intézése. Míg az állampolgárok jogosultak lettek az elektronikus kapcsolattartásra, a gazdálkodó szervezeteket komoly kihívás elé állította az új törvényi szabályozásoknak való megfelelés. Ezzel egy időben számos kormányzati e-szolgáltatás került bevezetésre (iForm, ePapír, AVDH, RNY stb.) és az iratkezelés szerepe felértékelődött: az iratkezelés az elektronikus ügyintézés operációs rendszerévé vált.

A hatóságoknak, hivataloknak fogadniuk kell az elektronikus úton érkező beadványokat, és azokat elektronikus úton is kell megválaszolni. Ehhez pedig elengedhetetlen a megfelelő informatikai infrastruktúra kiépítése. Az iratkezelő szoftverek szerepe tehát felértékelődött, hiszen a kizárólag hagyományos iktatási folyamatokat támogató iktató programok az új követelményeknek a továbbiaknak nem, vagy csak részben tudnak megfelelni.

Elektronikus ügyintézés támogatása a DMS One Ultimate szoftverrel

A DMS One Ultimate tanúsított iratkezelő rendszere elsőként teljesítette az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 2018. január 1-jétől életbe lépő követelményrendszerét, így az olyan innovatív technológiák kezelését is, mint az ePapír, iForm vagy az eHR, de számos SZEÜSZ szolgáltatással való együttműködés is a szoftver funkciója. Az alábbiakban tekintheti át, hogy iratkezelő rendszerünk milyen funkciókkal támogatja az elektronikus ügyintézést:

Iktatás, iratkezelés

A teljes körű iratkezelés felöleli az iratok keletkezésétől a megsemmisítésükig tartó életútját. Magában foglalja tehát az iratok keletkezését, nyilvántartásba vételét, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel (határidőkkel, kezelési utasításokkal) való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, levéltárba adását.

Iratkezelés a DMS One Ultimate szoftverben

A DMS One Ultimate szoftvere támogatja az iratkezelés teljes alapfolyamatát, azaz a küldemények átvételét, bontását, érkeztetését, szignálását, iktatását, az ügyintézési feladatokat – beleértve a határidőbe helyezést, az ügyek határidejének kezelését, esetleg a felfüggesztését, és természetesen az ügyek lezárását, irattárba helyezését, majd a selejtezési idő elteltével azok selejtezését, levéltárba adásának támogatását. Kimenő iratok esetén pedig a kiadmányozás, expediálás és a postázás lépéseit szükséges segíteni. Iratkezelési szoftverünk integráltan működik együtt az intézménynél használatban lévő többi szakrendszerrel.

A DMS One Ultimate funkcionalitása a hagyományos iktató programokon túlmutat: az iratkezelés alapfolyamatain túl teljes körűen támogatja és kezeli az elektronikus ügyintézés folyamatait. Akár automatikusan letölti, érkezteti és iktatja az intézményhez a hivatali kapunk keresztül érkező küldeményeket; sok hasonló ügy érkeztetésekor tömegesen végzi el a feladatot; kapcsolódik a különféle kormányzati és piaci elektronikus szolgáltatásokhoz, így a postai SZEÜSZ-höz is; tömegesen aláír az AVDH DHSZ dokumentumhitelesítő szolgáltatással és más piaci elektronikus aláírással, valamint tömegesen kiküldi az így hitelesített iratokat.

Elektronikus szerződéskezelés

A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. KIM rendelet 1. számú melléklete tartalmazza, hogy a tanúsított iratkezelő rendszereknek milyen metaadatokat kell kötelezően tartalmazniuk. Ha azonban az iratokról típusuktól függő metaadatokat is tárolunk, akkor tematikus dokumentumtárakat, például szerződéstárat, számlatárat hozhatunk létre. Az így kialakított dokumentumtárak könnyen visszakereshetők, és lekérdezéseket, tematikus riportokat állíthatunk elő belőlük, amelyeket aztán ki is exportálhatunk a rendszerből. A véleményezési és jóváhagyási folyamatok kontrolláltan, automatizálva futhatnak le az iratkezelő szoftverben, valamint a szerződéssablonok és a korábbi szerződésverziók nyilvántartása is megoldott a felületen.

Szerződésnyilvántartás a DMS One Ultimate szoftverrel

A DMS One Ultimate a szerződés teljes életciklusát lefedi és kezeli. Amellett, hogy strukturált nyilvántartást tesz lehetővé, a szerződések véleményezése, a szerződésjóváhagyás, a különféle szerződéssablonok nyilvántartása, a verziókövetés és a jogosultságok kezelése is egy felületen történik. A szerződéseket a szorosan kapcsolódó iratokkal (teljesítési igazolás, számla, szállítólevél stb.) is összeköthetjük, így szükség esetén a teljes folyamathoz tartozó dokumentumlista elérhetővé válik. Szerződéstár kialakításával a lekérdezések és a riportok elkészítése is egyszerűbbé válik. Az intézmény igényeitől függően egységes és egyedi fejlesztésű dokumentumtáraink közül választhat.

Dokumentum-jóváhagyás szoftverrel

Többszintű döntési hierarchiával rendelkező hivatalok gyakran szembesülnek azzal a problémával, hogy jóváhagyási folyamataik (szerződés, számla stb.) időben elhúzódnak, mert a döntési folyamatban több jóváhagyó, esetleg több telephelyről is részt vesz. Ezeket a folyamatokat ma már informatikailag is támogatni tudjuk egy megfelelő rendszer segítségével. A munkafolyamatok rövidítésére és gyorsítására találták ki az automatizálást, amellyel kontrollálható mederbe terelhetjük intézményünk véleményezési, jóváhagyási folyamatait. A munkafolyamat-támogatásnak köszönhetően a dokumentum szkennelt képe egy elektronikus workflow-n fut keresztül és mindig automatikusan ahhoz kerül, akinek az adott dokumentummal feladata van.

Munkafolyamat-támogatás a DMS One Ultimate szoftverrel

Iratkezelő szoftverünk DocFlow modulja biztosítja a dokumentumok jóváhagyásának és véleményezésének nyomon követését, a folyamat minden lépésének hatékony és dokumentált kezelését. Egymással akár párhuzamosan, szerepkörtől függetlenül véleményezhetik, illetve jóváhagyhatják a rendszerben elektronikusan létező dokumentumot a munkatársak.

Praktikus funkciók az iratkezelő rendszerben

Beépülő modulok esetén olyan kényelmi funkciókról beszélünk, melyek nem kötelező funkciói az iktató szoftvereknek, használatukkal azonban felgyorsíthatjuk intézményünk iratkezelési folyamatait. Nem mindegy, hogy hány kattintással, milyen folyamattal végezhető el az iratkezelő rendszerben például egy e-mail iktatása vagy egy szerkesztésre váró dokumentumot hogyan tudunk aztán rögzíteni az iktató programban.

Alap lehetőségként mindig ott áll ugyan, hogy a beérkező és a kimenő e-maileket kinyomtassuk, majd a papíralapú dokumentumot a hagyományos, kézi módszerrel iktassuk a rendszerbe, azonban mindez időpazarló. Amennyiben az iratkezelő rendszer támogatja az egyes e-mail címekre érkezett elektronikus leveleket, letölthetjük és az iratkezelő rendszerben közvetlenül érkeztethetjük és iktathatjuk azokat.

Beépülő modulok a DMS One Ultimate szoftverben

A DMS One Ultimate több fronton is igyekszik egyszerűsíteni az iratkezelő rendszerben dolgozók munkáját. MS Office és MS Outlook pluginjaink segítségével kevesebb kattintással, egyszerűbb folyamattal iktathatók a fogadott/küldött dokumentumok és e-mailek. MS Word és Excel állományok közvetlenül a dokumentumból is szerkeszthetők az iratkezelő rendszerben történő megnyitás esetén, megspórolva a felhasználó gépére történő letöltést, majd a visszatöltést.

Szakrendszerek integrációja az iratkezelő szoftverrel

A rendszerintegráció korát éljük a közigazgatásban. Minden szakterület fogad be ügyfelektől, társszervezetektől iratokat, és az egyes szakterületek ügyintézői is iratokat állítanak elő napi munkavégzésük során. Az esetek nagy részében tehát a munka eredményterméke egy iratban testesül meg. Az egyes szakterületek gördülékeny munkájához elengedhetetlen az iratkezelési rendszer hatékony közreműködése.

Az iratkezelési szoftver más szakrendszerekkel való integrációja több előnyt is rejt magában: elkerülhetjük a kettős adatrögzítést, automatikus két- vagy többirányú adatkapcsolatot valósíthatunk meg, valamint keresni tudunk irataink és ügyeink között a másik rendszerbe lépés nélkül. Szigetszerűen működő rendszerek helyett egyetlen felületen érhető el valamennyi fontos irat és információ.

Integráció a DMS One Ultimate szoftverrel

A DMS One Ultimate rugalmas testreszabása tökéletes integrációt tesz lehetővé az összes - hivatalt támogató- informatikai rendszerbe, mindezt nemzetközi szabványokon alapuló csatolófelületeken. Hivatali kapu, ügyfélkapu, szakágazati alkalmazások, gazdasági rendszerek. Iratkezelő rendszerünkkel mára több mint 50 rendszerrel való integrációt valósítottunk meg, így az Önök bejáratott szoftverei sem jelenthetnek problémát.

A bejövő iratok esetében az iratkezelő alkalmazásban rögzített irat egyes metaadatai és digitalizált képe az integrációnak köszönhetően elérhető a különböző szakrendszerek oldaláról, vagyis anélkül férünk hozzá az irat szkennelt képéhez a szakrendszer oldaláról, hogy be kellene lépni magába a dokumentumkezelő rendszerbe.

A DMS One Ultimate a kimenő iratok esetében tömeges automatikus iktatással segíti a folyamatot. Nagy mennyiségű kimenő levél esetén azok előállítása, manuális kézi iktatása és kiküldése nagy terhet róhat az intézményekre. Iratkezelési szoftverünk és a szakrendszerek integrációja lehetővé teszi, hogy interfészen keresztül a szakrendszerben előállt iratokra a szakrendszer iktatást kér, amelyet az iratkezelő program automatikusan elvégez, és az iktatószámot visszaadja a szakrendszer részére, mely rávezetésre kerül a dokumentumra. Ezt követően a szakrendszer elvégzi az irat nyomtatását és a nyomtatási képet átadja további nyilvántartásra az iratkezelő rendszernek.

Nem csak iktató program. Komplex iratkezelő rendszer.

Iratkezelő szoftverünk amellett, hogy precízen támogatja az iratkezelés alapfolyamatát az érkeztetéstől az ügyintézési feladatokon át a levéltárba adásig, a folyamatos fejlesztéseknek köszönhetően elsőként valósítottuk meg a különféle e-szolgáltatásokhoz való kapcsolódást is. Szoftverünk kezeli a Hivatali kapunk keresztül érkezett különféle (ePapír, iForm) küldeményeket, automatikusan érkeztet, iktat és akár ügyintézőre szignál, de aláírhat vele AVDH DHSZ segítségével, és tömegesen kiküldheti az e-aláírással ellátott dokumentumokat.

Szoftverbemutatót kérek!