Első minősített iratkezelő szoftver

Első minősített iratkezelő szoftver

Első minősített iratkezelő szoftver

A közfeladatot ellátó intézmények iratkezelését szigorú szabályok alakítják 2005-2006 óta. A jogszabályi hátteret tekintve a kisebb intézményekkel és az országos közigazgatási szervekkel szemben is tulajdonképpen ugyanazok az elvárások érvényesülnek, a jogszabály intézménytípustól függetlenül egységes mederbe tereli a szervezetek iratkezelését. Tapasztalataink alapján azonban eltérő ügyiratkezelési megoldásokat alkalmaz egy néhány száz fős település polgármesteri hivatala és a Központi Statisztikai Hivatal.

A piacon ekkor több olyan iktató program is forgalomba került, mely szakmailag alkalmatlan volt; az iktatás alapfeladatát sem látták el hitelesen. Az alkalmatlan programok kiszűrésének érdekében 2005 óta jogszabály írja elő a közigazgatási intézmények számára a tanúsított iratkezelő szoftverek használatát. A tanúsítvány megszerzéséhez szükséges kritériumokat ekkor még a 24/2006 (IV.29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szabályozta.

Magyarország első tanúsított iratkezelő rendszere

  • A netTeam egy informatikai holding üzletágaként kezdte meg a működését 1998-ban. Az országos ügyfélkörrel és partnerhálózattal rendelkező cégcsoport háttere lehetővé tette, hogy versenytársainknál gyorsabban fejlődjünk, magasabb szolgáltatási szintet nyújthassunk.
  • 2002-től a holdingtól függetlenül, ugyanakkor már a megszokott magas színvonalat megtartva szolgáljuk ki partnereink igényeit. Az ügyfélkör folyamatos, gyors bővülése és az ebből következő igények növekedése elengedhetetlenné tette a cég rugalmas bővítését, fejlesztését.
  • 2004-ben megyeszékhelyeken működő országos viszonteladói és partnerhálózatot hoztunk létre az ügyfélkörünk bővítése és meglévő ügyfeleink teljes körű és gyors kiszolgálása érdekében.
  • A DMSONE szoftvere 2006-ban elsőként teljesítette a 24/2006 rendeletben foglalt követelményeket, így kiérdemelte a Magyarország első minősített iratkezelő szoftvere címet. Mivel a közintézmények iratkezelésében ekkorra már jelentős eredményeket értünk el, 2008-ban elindítottuk a vállalati dokumentumkezelő szoftverek fejlesztésére specializálódott üzletágunkat is. Az eredmények nem várattak sokat magukra, rövid idő belül olyan cégek választották a DMSONE dokumentumkezelő megoldásait, mint a GE, a Neckermann vagy a Lufthansa Systems.
  • 2012-re már több mint 1500 közigazgatási intézmény választotta a DMSONE megoldásait és ezzel a legelterjedtebb iratkezelő rendszerré vált a magyar közigazgatásban. Jelenleg a magyar/ hazai önkormányzatok több mint 50 százalékánál, a súlyponti kórházak 40 százalékánál használják a DMSONE iktató, iratkezelő programjait.

Az eltelt, több mint 10 év alatt cégnevünk is teljesen átalakult: 2002-ben még netTeam néven kezdtük el munkánkat, majd a nemzetközi termékek felvételével és a külföldi szerepvállalással vállalatunk először netTeam-DMSone néven, 2010-től pedig jelenlegi nevén – DMSone – tevékenykedik.

  • A 2014-es év újabb változást hozott mind a közfeladatot ellátó intézmények, mind pedig a szoftverek beszállítói számára: július 1-jén hatályba lépett a 27/2014 KIM rendelet, amely előírja, hogy a közintézmények 2015. július 1-jétől csak olyan iktató szoftvert vezethetnek be, amely a rendeletben előírt követelményeknek megfelel. A DMS One Zrt. számára elsődleges szempont, hogy szoftvereink a jogszabályban foglalt követelményeknek maximálisan megfeleljenek, így ismételve a múltat, iratkezelő programjaink új verziói elsőként teljesítették a KIM rendeletben megfogalmazott elvárásokat és a rendelet hatályba lépésével egy napon, 2014. július 1-jén megkapták a vonatkozó tanúsítványt.

A tanúsítás menete

A folyamat első szakaszában a tanúsítást végző szervezet információkat gyűjt a szóban forgó termékről. A folyamat ezen fázisában kerülnek felülvizsgálatra a termékre vonatkozó dokumentációk és egy részletesebb kérdőívet is szükséges kitölteni a tanúsítást kérvényező cégnek, mely a 27/2014 rendelet követelményeire épül.

Ezek után kerülhet sor a tényleges auditálásra, mely a szoftver funkcionalitásának és dokumentáltságának részletes vizsgálatát jelenti. Az audit során a tanúsító cég elvégzi a szükséges teszteket és a biztonsági vizsgálatokat is, az eredmények dokumentálásra és elemzésre kerülnek, majd ez alapján születik meg a döntés a tanúsítvány kiadásáról.

DMSONE iratkezelési megoldások

Iratkezelési megoldásaink teljes egészében megfelelnek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelő szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek. Egy tanúsított iratkezelő rendszer bevezetésével minimalizálható a hibalehetőségek száma, így szinte a nullára csökkenthető az esélye annak, hogy egy esetleges ellenőrzés során kivetnivalót találjanak az ügyiratkezelésben. És ami talán még ennél is fontosabb: az intézményi munka során –ahol naponta akár több száz vagy több ezer irat megfordul a dolgozók keze alatt – a kollegák egy jól strukturált, követhető dokumentumfolyammal dolgozzanak.

Legyen Ön is biztos abban, hogy intézménye iratkezelési folyamataihoz a megfelelő rendszert választja. Miért ne bízná iratait, dokumentumait Magyarország legelterjedtebb iratkezelő szoftverére? Keresse szakértő munkatársainkat, akik térítésmentesen bemutatják Önnek rendszerünket működés közben!