Elektronikus iratkezelés előnyei

Elektronikus iratkezelés előnyei

Elektronikus iratkezelés előnyei

Az idő előrehaladtával a közintézmények adminisztrációs terhei jelentősen növekednek. Nemcsak a dokumentumok mennyisége növekszik, hanem beérkezésük módja is egyre szélesebb körű. Ma már nem elég a papíralapú levelek kezelése, az iratkezelésnek eltérő forrásokból (e-mail, fax, belső dokumentum) érkező iratokkal kell megbirkóznia. Az ügyfelek pedig a terhek növekedése ellenére egyre gyorsabb reagálási időt várnak el.

Ott, ahol nagy tömegű iratmozgás van, ahol sok ember munkáját kell összehangolni, már pusztán az ügyek átláthatósága és/vagy mennyisége is megteremti az igényt az elektronikus iratkezelésre. A legegyszerűbb iktató program is végső soron a munkaszervezésben van segítségünkre. Nem állíthatjuk, hogy minden hiba forrása a papír, de az esetek többségében összefüggésben áll az adott probléma az iratkezelés hiányosságaival.

Lássuk, melyek a papíralapú iratkezelés legnagyobb problémái:

  • nehézkes a visszakeresés, amely néhány órai, rosszabb esetben napi munkát is jelent,
  • fennáll a veszélye, hogy irataink elvesznek vagy elkeverednek,
  • az iratok „életciklusa”, az előzmények nehezen átláthatóak, gyakran nehéz eldönteni a kérdéses iratnak melyik az utolsó verziója,
  • követhetetlenné válnak a határidők, ami határidő-túllépéshez vezet,
  • problémás a nyomon követés és az ellenőrzés, mind a folyó ügyekre és határidőkre, mind pedig munkatársaink munkájára vonatkozóan,
  • nehezen állíthatók elő statisztikák,
  • a jogosultságkezelés problémás, ami azt eredményezheti, hogy olyan személyek/munkatársak férhetnek hozzá egy-egy irathoz, akik arra nem jogosultak,
  • nem lehetünk biztosak benne, hogy minden körülmények között a jogszabályban foglaltak szerint járunk el, hiszen az előírások betartása munkatársaink felelőssége,
  • ha az iratkezelés papír alapon történik, jelentős tárolási költségekkel számolhatunk, nem beszélve az irodai helykihasználtság romlásáról,
  • az iratokról általában minden szervezeti egységen készül egy másolat, amely bekerül az adott szervezet irattárába is, így sokszor felesleges fénymásolási költséget eredményez, ha megsérül vagy megsemmisül az iratanyag (pl. betörés, árvíz, csőtörés stb.), azokat lehetetlen vagy költséges reprodukálni,

Az elektronikus iktatás legnagyobb előnye, hogy megteremti a rendszerezettséget és visszakereshetőséget biztosít. Az iktató program egy olyan, dokumentáltan zárt rendszer, melyben minden munkafázis óra/perc pontossággal visszakereshető, így az adott feladat elintézésének hatékonysága is mérhetővé válik.

Az elektronikus iratkezelés előnyei:

  • mindig az jogszabályban előírtak szerint végezhetjük az iratkezelést, hiszen a tanúsított iratkezelő szoftver az intézményben dolgozók helyett „törődik” az előírásokkal,
  • tetszőleges feltételrendszer szerinti kimutatásokat készíthetünk,
  • egy korábbi ügy kapcsán minden dokumentációt, véleményt, kapcsolódó iratot évek múltán is vissza tudunk keresni, vagyis az ügyirat teljes életpályáját megőrizhetjük, folyamatosan nyomon követhetővé válik az irat utolsó verziója és annak története
  • gyors visszakereshetőség jellemzi, egy dokumentum kikeresése csupán néhány másodpercet vesz igénybe,
  • kevesebb papírfelhasználást igényel, hiszen minden munkatárs a saját képernyőjén kezeli az iratokat, nincs szükség azok kinyomtatására,
  • az elektronikus adatok egy központi szerveren tárolódnak, így biztosítva akár egyszerre több jogosult kolléga hozzáférését is,
  • elektronikus ügyiratkezelés esetén az iratok nem vándorolnak íróasztalról íróasztalra, kizárólag elektronikus formában mozognak, míg az eredeti, fizikai irat az irattárban biztonságban marad,
  • a biztonságos, többszintű jogosultságpolitikának köszönhetően csak az arra jogosultak férhetnek hozzá az iratokhoz,
  • az iktatóprogramhoz elektronikus –aláíró szoftver is illeszthető, mellyel a szervezeti és a személyes hitelesítést is képes az iratokhoz rendelni,

Egy elektronikus iratkezelő rendszer megfelelő működtetésével akár 30%-kal csökkenthetjük az iratkezeléssel töltött időt. Ennek köszönhetően az ügymenet és ezáltal intézményünk megítélése is nagymértékben javulni fog. A DMSONE tanúsított iktató szoftverei is a fenti előnyöket kínálják. Keresse munkatársainkat!