DMSONE Ultimate PE iratkezelési és ügyintézési funkciók

DMSONE Ultimate PE iratkezelési és ügyintézési funkciók

DMSONE Ultimate PE iratkezelési és ügyintézési funkciók

Természetes igény minden intézmény részéről, hogy az iratkezelésre fordított idő a minimumra csökkenthető legyen, így a munkatársak a tényleges feladataikkal foglalkozhassanak. A DMSONE tanúsított iratkezelő programja azonban túlmutat ezen a célon: szoftverünk képes úgy kezelni az intézmény összes bejövő, kimenő és belső dokumentumát, hogy az ne csak iktatás legyen, hanem a teljes szervezetre kiterjedő, logikus, jól kezelhető iratkezelési rendszer. Így iratkezelő programunkba csak egyszer kell rögzíteni az adatokat, a visszakeresés néhány másodperc alatt eredményt hoz, a hatékony munkavégzéshez szükséges információ pedig az arra jogosultak számára azonnal hozzáférhetővé válik.

A DMSONE Ultimate PE iratkezelő rendszer gyors adminisztrációs folyamatokat és egyszerű információelérést biztosít a jogszabályok betartásával. Rendszerünk elsősorban a 15 felhasználó feletti intézményeket segíti a komplex irat- és dokumentumkezelés megteremtésében. Az Ultimate PE képes a különféle iratok, dokumentumok egységes rendszerben történő tárolására, kezelésére, melynek köszönhetően a dokumentumok teljes köre visszakereshető. További hasznos funkció, hogy ügyiratkezelő szoftverünk képes egy adott irat vagy dokumentum teljes életciklusát nyomon követni, az érkeztetéstől az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezárólag. A szoftver segítségével munkafolyamatokat határozhatunk meg, amik automatizálják az ügymenetet. Közvetlenül iktathatjuk e-mailjeinket a levelező rendszerből, vagy valósíthatunk meg integrációt más, a hivatalnál használatban lévő szakmai alkalmazással.

Amit a DMSONE Ultimate PE iratkezelési szoftvere nyújt Önnek:

  • Logikus, testre szabható felhasználói felület
  • Papíralapú és elektronikus iratok egységes tárolása, kezelése
  • Gyors adatbevitel és digitalizálás
  • Hatékony ügyirat-, iratnyilvántartás
  • Differenciált hozzáférés, többszintű jogosultságpolitika
  • Integráció más informatikai rendszerekkel
  • Távoli elérés, mobilkliens hozzáférés
  • Munkafolyamatok hatékony támogatása
  • Racionális papírfelhasználás
  • Magyar szupport gyors rendelkezésre állással

Érkezhet az információ akár e-mailen, akár postán, interneten keresztül, vagy bármilyen egyéb úton, a DMSONE ügyiratkezelő rendszerei nem egyszerűen csak központilag archiválják, hanem analizálják is és továbbítják azt, akár előre beállított feltételek szerint automatikusan, akár a munkafolyamatoknak megfelelően manuálisan. Mindamellett, hogy a rendszer széleskörű rugalmasságot is biztosít az iratkezelés területén, segítségével mindig nyomon követhető az utolsó verzió története és állapota.

A DMSONE Ultimate főbb funkciói

Iratkezelés

  • E-mailek, faxszerverről és vállalati portálról érkező iratok közvetlen iktatása,
  • Tetszőleges formátumú dokumentum (doc, docx, pdf, tif, jpg, xls, xlsx, odc stb.) kezelése,
  • Rugalmasan rögzíthető metaadatok,
  • Outlook integráció,
  • Dokumentumok azonosítása vonalkód (barcode) technológiával,
  • Speciális dokumentumok (szerződések, számlák stb.) kezelése,
  • E-számlák kezelése,
  • Tömeges digitalizálás,
  • Archiválás, selejtezés, iratok fizikai tárolásának támogatása,
  • Elektronikus aláírás kezelése
  • Dokumentumok gyorsan visszakereshetőek, OCR technológiának köszönhetően akár szabad szavas kereséssel is,

Munkafolyamatok kezelése

  • Munkafolyamat sablonok kezelése,
  • E-mail értesítők feladatokról, határidőkről,
  • Feladatok nyomon követése: státusz, határidő, feladat elvégzésére fordított idő, feladathoz kapcsolódó dokumentumok helye, dokumentumok verziói,
  • Véleményezés, jóváhagyás lehetősége akár párhuzamosan, több munkatárs által,
  • Testreszabhatóság: adatmezők, vezetői statisztikák személyre szabott kialakítása, dokumentumsablonok használata,
  • Szabványos illesztőfelületek (webservice) egyéb rendszerekhez

Biztonságmenedzsment, jogosultságkezelés

  • Jelszóval védett felület,
  • Biztonságos távoli elérés,
  • Többdimenziós jogosultságpolitika,
  • Elektronikus aláírás, szervezeti és személyes tanúsítványú aláírás kezelése,

Indexelés

  • Egyedi iktatószám minden dokumentumhoz,
  • Nyomtatványok (iktatókönyv, postakönyv, átadás-átvételi jegyzőkönyv stb.) előállítása néhány kattintással.

Jobban megismerné a DMSONE Ultimate PE iratkezelő rendszert? Töltse le Ultimate PE szoftverünk tájékoztatóját vagy vegye fel velünk a kapcsolatot, kollegánk szívesen bemutatja Önnek rendszerünket működés közben!