DMSONE elektronikus dokumentumkezelő Public Edition

DMSONE elektronikus dokumentumkezelő Public Edition

DMSONE elektronikus dokumentumkezelő Public Edition

Aki egy hivatali struktúrában kíván megvalósítani elektronikus dokumentumkezelő projektet, a szoftver rugalmassága mellett a jogszabályok által meghatározott alapvető keretekre is figyelemmel kell lennie. Mindazonáltal egy teljesen „statikus” szoftver megvásárlása ma már számukra sem ajánlott, hiszen a rendszer fejlesztését a hivatali szervezet és a feladatkörök változása egyaránt igényli.

Nemcsak a több száz fős szervezeteknél, de akár egy néhány felhasználós önkormányzatnál is komoly problémákat okozhat, ha nincs logika a dokumentumok nyilvántartásában, nincs egységes rendszer az ügyiratkezelésre. További nehézségeket okoz, amikor a különféle iratfeldolgozási módszerek keverednek egymással, felesleges terhet jelentve ezzel a munkatársaknak időben és energiában is. A hagyományos (papíralapú) iratkezelést alkalmazó szervezeteknek több nehézséggel is meg kell küzdeniük:

  • nehezen kereshetőek vissza az iratok,
  • átláthatatlan az iratok közötti kapcsolat,
  • problémás az ügyiratokkal kapcsolatos határidők betartása,
  • manuálisan kell elkészíteni a statisztikákat,
  • nincs lehetőség elektronikus archiválásra.

Megállapíthatjuk, hogy a papíralapú iratkezelés időrabló és erőforrás pazarló módszer!

DMSONE tanúsított dokumentumkezelő rendszer közintézményeknek

Idáig már számtalanszor bizonyított iratkezelő szoftvereink segítségével ezek a problémák mind kiküszöbölhetők. A DMSONE iratkezelő rendszerek Public Edition verzióját kifejezetten a közintézmények igényeinek és elvárásainak figyelembevételével fejlesztettük ki. Idáig több mint 3500 sikeres bevezetésünk folyamán a legkülönbözőbb dokumentumkezelést érintő kihívásokkal találkoztunk, szoftvereinket ebből adódóan nemcsak a közszférában használják nagy megelégedettséggel, hanem a vállalati szektorban is.

A DMSONE elektronikus ügyiratkezelő szoftverei hatékonyan támogatják a közintézményeket az ellenőrző szervezeteik számára leadandó statisztikák gyors, pontos elkészítésében, irataik elektronikus archiválásában, illetve azok későbbi selejtezésében, levéltárba adásában. Tanúsított iratkezelő szoftvereinkre támaszkodhatnak akkor is, ha elektronikusan aláírt, esetleg az Ügyfélkapuról érkező küldeményeket kell fogadniuk vagy azokra elektronikus választ kell küldeniük.

A DMSONE elektronikus dokumentumkezelő Public Edition előnyei:

  • közintézményekre vonatkozó tanúsítás: szoftvereink megfelelnek a 27/2014 KIM rendeletben előírtaknak,
  • papíralapú és elektronikus dokumentumok egységes tárolása,
  • szerződés- és egyéb dokumentumtárak,
  • pontos és gyorsan lekérdezhető információk,
  • gyors adatbevitel és digitalizálás,
  • átlátható és szabályozható jogosultságkezelés,
  • könnyen kezelhető, ergonomikus felhasználói felület,
  • egyszerű és gyors dokumentumarchiválás,
  • munkafolyamatok automatizálása (workflow),
  • folyamatos jogszabálykövetés,
  • integráció más rendszerekkel,
  • elektronikus aláírás, ügyfélkapu, hivatali kapu használatának lehetősége,
  • racionalizálható papírfelhasználás,

Tanúsított ügyiratkezelő szoftvereink már számtalanszor bizonyítottak közigazgatási, oktatási, egészségügyi, szociális intézményeknél, önkormányzatoknál, közműveknél, valamint vagyonkezelőknél egyaránt. Partnereink beszámolói szerint már néhány hónapos használat után átlagosan harmadára csökkent az adminisztrációra fordított munkaidő.

A DMSONE két rendszert is biztosít közfeladatot ellátó ügyfelei számára: Professional PE tanúsított iktató programunk gyors és átlátható ügyiratkezelést biztosít a kisebb, jellemzően 15 felhasználóval rendelkező közintézmények számára, míg Ultimate PE tanúsított iratkezelő szoftverünk a 15 felhasználó feletti hivatalokat segíti a komplex irat- és dokumentumkezelés megteremtésében. További információkért kérjük, lépjen kapcsolatba munkatársainkkal!