Tanúsított ügyiratkezelő szoftver

Tanúsított ügyiratkezelő szoftver

Tanúsított ügyiratkezelő szoftver

A közfeladatot ellátó intézmények egyik legnagyobb kihívása a papíralapú iratkezelés leküzdése. 2005-2006 tájékán felismerték, hogy jó iratkezelés nélkül nincs hatékony ügyintézés és felmerült az igény az elektronikus ügyiratkezelésre, de legalább az iratok nyilvántartásának elektronikus vezetésére. Egyre több cég kezdett el ügyiratkezelő szoftverek fejlesztésével és értékesítésével foglalkozni, a szakmai hozzáértés hiánya pedig olyan iktató programokat szült, melyek az iktatás alapvető feladatát sem látták el. A szakmailag alkalmatlan rendszerek kiszűrése érdekében szükség volt egy olyan szabályozásra, mely egyértelműen rögzíti az iratkezelő rendszerekkel szemben támasztott követelményeket. Mi több, rendeletbe kellett foglalni, hogy a közfeladatot ellátó intézmények kizárólag tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő szoftvereket szerezhetnek be, alkalmazhatnak. Ennek hiányában ugyanis nem volt biztosított a nyilvántartások hitelessége.

A közintézmények elektronikus iratkezelésére vonatkozó szabályozások

Így születetett meg 2006 májusában a 24/2006 BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, mely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket írta elő. Ez volt az első rendelet, mely szabályozta a közintézmények elektronikus iratkezelését. A rendelet nem volt hiábavaló a beszállítókra nézve sem, hiszen egyre inkább elterjedtek a szakmailag elfogadható, gyors és jól működő iktató programok.

8 évvel később elérkezett az idő a 2006-os jogszabály felülvizsgálatára: 2014. július 1-jén életbe lépett a 27/2014 (IV. 28.) KIM rendelet, mely az évek során szerzett tapasztalatokat felhasználva újraírta a közintézmények által használható ügyiratkezelő szoftverekkel szemben támasztott kritériumokat. Az új rendelettel a kormányzat új célokat is megfogalmazott: nemcsak az iratkezeléssel kapcsolatos követelményeket szigorította (mint pl. a metaadatokat milyen formában kell rögzíteni), hanem közvetett módon előírta a hivatalok közötti, illetve hivatalon belüli elektronikus iratátadások támogatásának megteremtését is.

A 27/2014 KIM rendelet részleteiről itt olvashat >>>

A tanúsított ügyiratkezelő szoftver a hivatali ügyintézésben gyorsabb, racionálisabb ügymenetet, percek alatt előállítható statisztikákat, állandó jogszabálykövetést és akár elektronikus aláírási lehetőséget is biztosít. Amennyiben többet szeretne megtudni az elektronikus iktatásról vagy tanúsított ügyiratkezelő szoftvereinkről, vegye fel velünk a kapcsolatot!