Központi közigazgatás iktató szoftver

Központi közigazgatás iktató szoftver

Központi közigazgatás iktató szoftver

A központi közigazgatási szervek általában kiemelkedően magas iratszámmal dolgoznak, így esetükben nagyon fontos az elektronikus nyilvántartás pontos vezetése. Elektronikus iratkezelés hiányában ezt a kiemelkedően magas iratszámot csak nagy áldozatok árán – jelentős idő- és energia befektetéssel- lehet kezelni. Nem beszélve arról, hogy fennáll annak a lehetősége, hogy csak több órás kereséssel találunk meg egy fontos iratot, netalán kicsúszunk egy határidőből vagy olyan személyek is hozzáférnek egy irathoz, akik arra nem jogosultak. Tapasztalataink szerint már nemcsak az iratokhoz tartozó iktatási (leíró) adatok tárolását tűzik ki célul a központi közigazgatásban, hanem nagy hangsúlyt fektetnek az iratok elektronikus képének csatolására is, tehát esetükben előtérbe kerül a digitalizálás is. A nagy iratmennyiség miatt a digitalizálást jellemzően a központi irodában vonalkódos szkenneléssel végzik. Innen már csak egy kis ugrás, hogy az iratok átadását-vétele is elektronikusan történjen.

A közigazgatásban napi szinten hatalmas papírmennyiséggel dolgoznak az ügyintézők. A sok irathoz jellemzően számos ügytípus és összetett folyamatok is társulnak. A feladatok határidőre történő elvégzését és az ügyintézők munkáját egy megfelelő iktató szoftver segítségével elektronikusan is támogathatjuk. A folyamatokat előre definiált utakon, automatizált feladatkiosztással segíti a DMSONE iratkezelő szoftvere.

Szinte minden esetben szükség van más, a szervezetnél használatos szakalkalmazással történő integrációra is. Egy jó iktató szoftvernek képesnek kell lennie más rendszerekhez kapcsolódni, azokkal kommunikációt folytatni. Ez a követelmény megjelenik a 27/2014 KIM rendeletben is. A rendszerek közötti kommunikációt tanúsított iktató szoftvereink webservice technológiával támogatják. Jövőbe mutató, de szerencsére már több helyen megvalósult igény a szkennelt iratok hitelesítése is.

Ha szeretné megtudni, hogy intézményénél milyen pozitív változást hozhat az iratkezelés szoftveres támogatása, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!