Ügyiratkezelés minisztériumi intézményeknél

Ügyiratkezelés minisztériumi intézményeknél

Ügyiratkezelés minisztériumi intézményeknél

Országos hatáskörű szervek, illetve azok regionális és megyei igazgatóságai, több száz felhasználóval, folyamatos kommunikációra, a döntéshozatal támogatására, iratarchiválásra, a dokumentum útjának nyomon követésére használják dokumentummenedzsment rendszerünket.

Az egyik legnagyobb hazai minisztériumi intézmény az ügyiratkezelési folyamatainak megfelelő és optimális szervezését, illetve egy hatékony ügyvitel és munkafolyamat-szervezést támogató információs rendszer alkalmazását tűzte ki célul. A megvalósításhoz a DMSONE az irat- és dokumentumkezelő szoftvere szolgált megoldásul. A sikeres bevezetést követően immár egységes, központi adatbázisú dokumentumkezelő rendszerben rögzítik a beérkező és kimenő, valamint a belső iratokat, így bármely dokumentum könnyedén visszakereshető. A dokumentumok digitalizálásával a felhasználók számára elérhető funkció, hogy megtekinthessék az egyes iratokat attól függetlenül, hogy a papíralapú dokumentum fizikailag hol található. Természetesen a megtekintést jogosultsági rendszerrel szabályozottan történik az irat- és dokumentumkezelő rendszerben. Az ügyiratkezelő rendszer elektronikus iktatással (elektronikus iktatókönyvekkel) biztosítja a papír-alapú iktatás kiváltását. A dokumentumhierarchia kialakítása a törvényi és jogszabályi kereteknek megfelelően főszám- alszám struktúrában történt meg, ily módon a dokumentumok közötti kapcsolódások egyértelműen meghatározhatók (az ügymenetben a teljes „lánc” egyben látható). A rendszerben az iratok (iktatás előtt vagy iktatást követően) szignálásra kerülnek, akár több szinten (főosztály – osztály – ügyintéző viszonylatokban).

A közigazgatási intézmények általában centralizált intézmények, melyek több területi intézmény munkáját fogják össze. Ügyfeleink között tudhatjuk hazánk legnagyobb oktatással összefüggő minisztériumi intézményét, mely 2013 óta használja a DMSONE tanúsított elektronikus iratkezelő rendszerét.

Ügyfelünk részére olyan központi irat- és folyamatkezelő rendszer kialakítását és bevezetését végeztük el, mely miután jelesre vizsgázott a központi intézményben, kiterjesztésre került a központon kívüli területi szervezetekhez is, így minden felhasználó számára elérhetővé vált. Ma már a rendszeren keresztül történik meg iratok szignálása is, természetesen számos más funkcióval kiegészítve (pl.: iktatás, digitális irattár, workflow, hivatalos e-mailek integrált fogadása). Az elektronikus ügyiratkezelésnek köszönhetően egyszerűsödött az iratok tárolása, selejtezése is, ami egyre nagyobb problémát jelent az intézménynek.

A DMSONE ügyiratkezelő szoftvere épp úgy elvégzi az iktatással kapcsolatos alapfeladatokat, mint a bonyolultabb iratkezelési folyamatokat! Szoftvereink megfelelnek a 27/2014 KIM rendeletben előírtaknak, így megkapták a vonatkozó tanúsítást. Keresse munkatársainkat a további részletekért vagy kérjen ajánlatot!