Iratkezelés állami vállalatoknál és közműveknél

Iratkezelés állami vállaltoknál és közműveknél

Iratkezelés állami vállalatoknál és közműveknél

Az állami vállalatoknál a hagyományos iratkezelési feladatok mellett (érkeztetés, bontás, szignálás, feladatkiosztás, iktatás, irattárazás, kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés) bonyolultabb iratkezelési folyamatok (szerződéskezelés, számlaigazoltatás, verziók kezelése stb.) is felmerülnek, melyek esetében az iratkezelés szoftveres támogatása elengedhetetlen.

Bonyolult folyamataiknak kezelésére, országszerte működő területi egységei munkájának nyomon követésére, iratainak biztonságos kezelésére használják iratkezelő rendszereinket az állami vállalatoknál és közműveknél. Ezek az intézmények több telephellyel is rendelkeznek, ahol akár több száz munkatárs is végezhet iratkezelői tevékenységet, így például az iratokhoz való hozzáférés korlátozása központi kérdés lehet.

Az erdészeti vállatok is többek között ezért, illetve a már havi félezer dokumentum kezelésének megkönnyítése okán vezetették be elektronikus ügyiratkezelő rendszerünket. A hagyományos dokumentumkezelési problémákon (visszakereshetőség, papíralapú kezelés problémái) túl szerették volna definiálni a hozzáférési szinteket, hogy mindenki csak a munkájához szükséges dokumentumokat láthassa. Egy másik komoly ügyiratkezelési probléma a több telephelyen történő dokumentumkezelésből adódott: országszerte 11 telephelyen folyik a munka, minden telephely végzi a maga iratkezelői tevékenységét (érkeztet, iktat, postázik stb.), de szükség volt a telephelyek folyamatainak összehangolására és dokumentálására, illetve a vonalkódos technika bevezetésére. A DMSONE szoftvereinek segítségével már az elvárások szerint folyik a mindennapi munka.

Vagyonkezelő ügyfelünk üzemeltetési feladatai között a legfontosabb iratkezelési szempont a teljes körű jóváhagyási integráció megvalósítása volt, azaz az iratkezelőbe érkező bármely dokumentumra lehessen jóváhagyási folyamatot indítani úgy, hogy annak státusza a pénzügyi rendszerben is nyomon követhető legyen. Elvárás volt iratkezelő megoldásunk felé a több ezer lakáshoz tartozó költségszámla és szolgáltatói számla felosztása, a szerződések naprakészen tartása, elektronikus nyilvántartása egyszeres rögzítéssel, megosztható módon. A nagyszámú másolati példányok felszámolása, az iratkezelőben tárolt iratképek a Libra pénzügyi szoftverből való elérhetősége mind-mind kiemelt fontossággal bírt. A bevezetést követően felgyorsult a jóváhagyások átfutási ideje és csökkent a papírfelhasználás is.

Büszkék vagyunk rá, hogy olyan vállalatokat tudhatunk ügyfeleink között, mint a Szegedi Vízmű, a Nemzeti Dohánykereskedelmi Nonprofit Zrt vagy a Magyar Fejlesztési Bank alá tartozó vállalatok. Iratkezelő és iktató szoftvereink megfelelnek a 27/2014 KIM rendelet követelményeinek, így megkapták a vonatkozó tanúsítást. Keresse szakértő kollegáinkat, akik szívesen megválaszolják felmerülő kérdéseit.