Iktató szoftver a kulturális és tudományos intézményeknél

Iktató szoftver a kulturális és tudományos intézményeknél

Iktató szoftver a kulturális és tudományos intézményeknél

Színházak, múzeumok, könyvtárak; a művelődés tűzfészkei végzik iratkezelési tevékenységüket DMSONE tanúsított iktató szoftverrel. Teszik ezt annak érdekében, hogy az intézmény működtetése a legkevesebb energiát vegye el az alaptevékenységükként deklarált nemes feladattól, azaz mindannyiunk kulturáltatásától.

Többször kitértünk már arra, hogy jól lehet a közfeladatot ellátó intézmények ügyiratkezelését szigorú szabályok írják elő és egységesítik, intézménytípustól eltérő, hogy mely iratkezelési problémák hangsúlyosabbak és kezelendők, természetesen a törvényes kereteken belül. A kulturális és tudományos intézmények életének elválaszthatatlan része a pályázatok kezelése. Aki már volt részese pályázatnak, az jól tudja, hogy egy ilyen folyamat nagyon sok adminisztrációval jár és pontos, precíz munkavégzést igényel. Ennek támogatására kifejezetten alkalmas a DMSONE iratkezelő és iktató programja. Akár az éveken átnyúló pályázatokat is gond nélkül átláthatjuk elektronikus iratkezelés segítségével. Egy adott pályázati projekthez tartozó összes dokumentum, irat összekapcsolva, egy helyen kezelhető, így bármikor, néhány másodperc alatt előkereshetünk egy számunkra fontos dokumentumot, úgy, hogy az összes kapcsolódó irat is azonnal rendelkezésünkre áll.

Természetesen egyik tudományos munkatárs se szereti megszakítani a munkáját az adminisztráció miatt, néha mégis muszáj, hogy a szükséges dokumentumok mindig a rendelkezésünkre álljanak. Sokszor okoz problémát a megbízási szerződések és az azokhoz kapcsolódó egyéb dokumentumok kezelése. A DMSONE iktató szoftver segít a törvényi előírásoknak megfelelően kezelni dokumentumainkat, így a szerződéseket is. A szerződéstárban minden szerződés pillanatok alatt visszakereshető az összes kapcsolódó információval, adattal, dokumentummal együtt. Átláthatjuk szerződéseink teljes életciklusát, évekre visszamenőleg is.

Elektronikus iratkezelés a tudomány fellegvárában

Ahol a napi működés kereteit az előre meghatározott források és pályázati lehetőségek biztosítják, ott nagyon fontos a gyors reakcióidő, az átláthatóság, az iratok és bizonylatok megfelelő hozzáférhetősége, összekapcsolása és rendszerbe szervezése. Főleg akkor, ha még külső ellenőrző szervek auditjain is rendszeresen helyt kell állni. Tudományos intézményi partnerünk esetében is az itt felsorolt szempontok figyelembevételével alakítottuk ki a pályázatokhoz rendelhető metaadat struktúrát, valamint a dokumentumok besorolhatóságát és az ügykezelés folyamatainak kialakítását a pályázatok kiírásától a kötelezettségvállaláson át a tételes végelszámolásig átláthatóan összefűzve. A rendszer bevezetésével átláthatóvá és egyszerűbbé vált az adminisztráció, az iratok keresésre fordított energiamennyiség a rendszer használatával csökkent a felszabaduló kapacitást pedig a pontosabb munkavégzésre és szakfeladatokra lehetett fordítani. A szkennelt iratképek nemcsak az archiválást, hanem a megoszthatóságot és a gyors visszakeresést is lehetővé teszik függetlenül attól, hogy hol vannak éppen a keresett iratok. Nem akadály így az sem, ha irattárban, másik épületben vagy emeleten, vagy különböző osztályokon tárolják az eredeti példányt.

A DMSONE tanúsított iktató szoftverei a kulturális és tudományos intézmények munkáját is segítik: növelik a munka hatékonyságát, mialatt az adminisztrációra fordított idő jelentősen csökken. Válassza cégünk iratkezelő megoldásait!