Iratkezelő szoftverrel szemben támasztott követelmények

Iratkezelő szoftverrel szemben támasztott követelmények

Iratkezelő szoftverrel szemben támasztott követelmények

A közintézmények iratkezelésének rendszerét szigorú jogszabályok alakítják. A jogszabályi hátteret tekintve az elvárások megegyeznek a kisebb intézmények és az országos hatáskörű szervek esetében, a gyakorlatban azonban eltérő ügyiratkezelési megoldások valósulnak meg egy néhány felhasználós vidéki település polgármesteri hivatalában és egy több száz felhasználót tömörítő országos szervnél.

Elektronikus iratkezelés esetén a jogszabályokban foglaltak betartását – természetesen a felhasználókkal szoros együttműködésben- a tanúsított iktató szoftverek végzik. Az iratkezelő rendszerrel szemben támasztott követelményeket a 27/2014 KIM rendelet szabályozza, az erre vonatkozó tanúsítást pedig egy külső, független szerv végzi. Az iratkezelési rendszerek elsődleges feladata, hogy hatékonyabbá tegyék a felhasználók munkáját, a szabályozott működés érdekében pedig meg kell felelniük az iratkezelés általános követelményeinek is.

Mindenekelőtt az iratkezelő programnak biztosítania kell a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 (XII. 29.) előírt iratkezelési folyamat teljesülését, támogatnia kell a biztonságos, ellenőrzött és nyomon követhető ügyiratkezelést; az elektronikus ügyintézést; és a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (SZEÜSZ) igénybevételét.

A tanúsított iktató szoftver támogatja továbbá az iratok érkeztetését, bontását, iktatását, szignálását, továbbítását, expediálását, kézbesítését, kiadmányozását, postázását, irattárba adását, irattári kezelését és levéltárba adását, az ezekhez kapcsolódó metaadatok egységes nyilvántartását és felhasználóbarát megjelenítését.

Az iratkezelő szoftverrel szemben támasztott alapkritériumok a következők:

  • az iktató szoftver kezelése ne kívánjon különleges informatikai tudást, egyszerű számítógépes ismeretekkel is kezelhető legyen a felhasználók számára,
  • az iratkezelő szoftver biztosítsa az iktatás folyamatosságát,
  • az iratok rögzítése során az irat legyen az iktatókönyvbe írható, az előírt metaadatok köre pedig társítható legyen az adott irathoz,
  • az iratkezelő szoftver támogatja a papír alapú iratok és az elektronikus iratok összerendelését, a vegyes ügyiratok létrehozását és kezelését.
  • téves iktatás esetén legyen mód az iratok sztornózására vagy újbóli iktatására az eredeti információk megtartása mellett,
  • az iktató program rendelkezzen az iratok nyomon követéséhez szükséges funkcióval,
  • az iratkezelő rendszer támogassa a keresési funkciók széles körét,
  • a tanúsított iktató szoftvernek kezelnie kell a különféle jogosultsági szinteket és differenciált hozzáféréseket,
  • gondoskodnia kell az adatok megfelelő, adatbázisszintű biztonsági mentéséről, archiválásáról,
  • nem módosítható eseménynaplót kell vezetni, amely tárolja az iratokkal, ügyiratokkal kapcsolatos módosításokat, a változtatást végzők nevének és a módosítás dátumának, időpontjának feltüntetésével,
  • támogatnia kell az iratok selejtezését,
  • támogatnia kell továbbá az iratok, ügyiratok és a kapcsolódó metaadatok más informatikai rendszerbe történő átadását, exportálását.

A DMSONE tanúsított iratkezelő szoftverei a fenti kritériumoknak teljes mértékben megfelelnek. Cégünk szakértelmét és megbízhatóságát bizonyítja, hogy szoftvereink új verziói 2014. július 1-jén megkapták az új tanúsítványt. A DMSONE az intézmény méretétől függően két rendszert is biztosít közfeladatot ellátó ügyfelei számára. Amennyiben többet szeretne megtudni rendszereinkről, lépjen kapcsolatba munkatársainkkal!