Iratkezelési szabályzat

Iratkezelési szabályzat

Iratkezelési szabályzat

Egy intézmény, vagy vállalkozás életében sokféle szabályzót, szabályzatot, utasítást kell elkészíteni. Ezek egy része kötelező, jogszabályok által előírt szabályzat, de vannak olyan szabályozási dokumentumok is, amit a gyakorlati szempontok indokolnak.

Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése

Az iratkezelési szabályzatok és az azokhoz kapcsolódó irattári tervek mindkét fent említett csoportba besorolhatók. Jó, ha tudjuk, hogy a közfeladatot ellátó szervezetek mindegyikének kötelező a dokumentumok kezelését folyamatszabályozási szinten meghatározó iratkezelési szabályzatot készíteni! Bár sok eltérés van egy iskola és egy kórház vagy egy minisztérium és egy önkormányzat iratkezelési szabályzata és az erre vonatkozó előírások között, abban eljárásaik megegyeznek, hogy az iratkezelés folyamatát mindegyik szervezetnek a 335/2005. Korm. rendelet előírásai szerint kell elvégezni. Ez vonatkozik azokra a gazdasági társaságokra is, melyek – például a közlekedési vállalatok – közszolgáltatást, közfeladatot látnak el.

A szabályzat elkészítése azonban nem a kormányrendelet „kimásolása” és kiegészítése egyes speciális, csak az adott területre vagy éppen az adott szervezetre vonatkozó előírásokkal. Ha a szabályzatot nem kellő körültekintéssel és a gyakorlati élethez igazodva készítik el, akkor például a tanúsított iktató szoftver alkalmazásakor, olyan problémákba ütközhetnek, melyek megnehezítik a korszerű elektronikus iktatás alkalmazását. A tanúsított szoftverek „jogszabálykövető” programok, nem nyújthatnak olyan szolgáltatást, amit az adott szervezet számára előírt szabályok nem engednek meg. Ezért az iktató vagy a dokumentumkezelő program bevezetése előtt vagy azzal párhuzamosan célszerű az iratkezelési szabályzatot elkészíteni vagy átdolgozni.

Mely lépések alkalmazásával valósítható ez meg?

Először a vonatkozó jogszabályokat kell összegyűjteni, ami az adott szervezet irat- és dokumentumkezelésére vonatkozik. Ezt követően kell megvizsgálni a már kialakult iratkezelési gyakorlatot. Egy iratkezelési szabályzat készítése során mindig törekedni kell arra, hogy a jogszabálykövetés mellett, minél kisebb mértékben változtassuk meg a már kialakult iratkezelési gyakorlatot. Nem szabad szem elől téveszteni, hogy az iratkezelés kiszolgáló-támogató tevékenység, egyetlen intézmény vagy vállalkozás sem azért jött létre, hogy iratot kezelhessen. Amikor a jogszabályi követelmény és a kialakult gyakorlat összevetése megtörtént, el kell dönteni, hogy milyen irányban lép tovább a szabályzat készítője: hol lesznek változtatások a gyakorlatban is, hol szükséges megjeleníteni az iratkezelés során a helyi specifikációkat. Egy nem közfeladatot ellátó vállalkozás esetében itt nagyobb a választás szabadsága, mint egy közfeladatot ellátó szervezetnél. Azonban érdemes szem előtt tartani azt is, hogy az iratkezelés megszervezése és az ezt biztosító szabályzat adatbiztonsági feladatokat is ellát. A már kialakult hazai jogszabályi környezethez alkalmazkodó szabályzat tehát olyan iratkezelést eredményez, mely egy nem kötött dokumentumkezelésű vállalkozás számára is komoly adatbiztonsági előnyöket eredményezhet.

Amennyiben úgy érzik, hogy szabályzatuk és irattári tervük elkészítéséhez további segítségre van szükségük, megkeresés esetén szakértőink szívesen állnak rendelkezésükre.