Iratkezelési audit

Iratkezelési audit

Iratkezelési audit

DMA (Document Management Analysis). Tudja-e mennyi lehetőség rejlik intézménye iratkezelésében? Ismerje meg hatékonysági felmérésünket, amely segít Önnek a megfelelő iktató szoftver kiválasztásával a költségracionalizálásban.

DMA (Document Management Analysis) - Tanácsadás a hatékony iktatásért, ügyiratkezelésért

Tudjuk, hogy a legtöbb intézmény számára az iktatás, iratkezelés kellemetlen kötelesség, így ennek megoldására a lehető legkevesebb költséget kívánják fordítani. Munkánk során éppen ezért kiemelten szem előtt tartjuk az eredményességet, valamint a rövid időn belüli megtérülést. Hatékonysági felmérésünk eredménye egy olyan iratkezelési megvalósítási terv, mely a lehető legtöbb energia- és költségmegtakarítást jelenti cége számára. Kérjük, tekintse át a szakaszokat.

1. Bevezető beszélgetés

A rövid és kötelezettségmentes tájékoztatás során megismerkedhet azzal, milyen előnyei vannak intézménye számára a DMSONE tanúsított iktató szoftverek használatának, milyen eredményekkel jár, ha azt szervezeténél bevezeti.

A beszélgetés során egyeztetjük Önnel a felmérés ütemezését, a szoftverbevezetés várható költségeit valamint kidolgozásra kerül optimalizációs javaslatunk is jelenlegi iktatási, iratkezelési gyakorlatára nézve. Természetesen a találkozó folyamán meghatározzuk mind az Önök, mind pedig a DMSONE részéről a kapcsolattartó személyét is a zökkenőmentes együttműködés érdekében.

2. Felmérés és elemzés

Hatékonysági felmérésünk a jelenlegi adminisztrációs és egyéb munkafolyamatok teljes körű és szakszerű megismerését, elemzését jelenti. Célunk ezzel, hogy teljes körű információt szerezhessünk az intézményénél folyó adminisztratív munkáról és iktatásról, végigkövessük a keletkező dokumentumok életútját a feldolgozásukat segítő  technológiától kezdve (szkenner, fax, nyomtató, postai út), az érkezési módon (hagyományos levél, email) és nyilvántartásba vételen át egészen a selejtezésig.

A felmérést követően kimutathatóak lesznek a következők:

  • a beszerzések, szerződések, számlák jóváhagyása, véleményezésével eltöltött idő,
  • direkt és indirekt költségek az iratok visszakeresésével összefüggésben, az igényelt részletezettséggel,
  • hatékonysági és kihasználtsági mutatók

Felmérésünkkel segítünk a hatékonyabb, gyorsabb és környezetbarátabb irodai működés kialakításában. Az eredményeket közösen áttekintve megvalósítható, az elvárásokhoz és az intézményi igényekhez teljes mértékben illeszkedő költség- és felhasználói kontroll, kidolgozható egy megvalósítási terv is arra nézve, melyik tanúsított iktató szoftver a legmegfelelőbb intézménye számára. Igény esetén a dokumentáció alapját képezheti egy majdani pályáztatásnak is.

3. Javaslat kidolgozása és bemutatása

A hatékonysági elemzés eredményeinek közös kiértékelése, a megvalósítási terv áttekintése valamint az Önök konkrét kéréseinek, elképzeléseinek megismerése után konkrét javaslatot teszünk arra nézve, hogy az általunk kínált módszertan hogyan járul hozzá intézménye, szervezete versenyképességének fokozásához.

Ennek eredménye:

  • a megtakarítások lehető legpontosabb mértéke, amelyeket a  DMSONE megoldások használata révén érhet el
  • a felmért és elemzett költségek részletes áttekintése
  • az optimalizáció utáni havi /éves költségek bemutatása
  • a dokumentumok és belső munkafolyamatok alapján javasolt dokumentumkezelési folyamatok, az ajánlott szabályrendszer bemutatása
  • javaslat a cég igényeire szabott konkrét megvalósításra, a bevezetési ütemterv meghatározása

Ezt követően a DMSONE bemutatja Önnek az optimalizált adminisztrációs folyamatokra vonatkozó javaslatát és megvilágítja az esetleges változtatásokat a költségek és folyamatok vonatkozásában. A koncepció dokumentációja az Ügyfél részére átadásra kerül.

4. Megvalósítás

A javaslat bemutatását és az Önök jóváhagyását követően a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása.

Az együttműködés részét képezi az Önök által delegált munkatársak (kulcsfelhasználók) oktatása, melyet segédanyagokkal támogatunk. Az új iktató szoftver implementációjának minden lépése úgy kerül megszervezésre, hogy az a lehető legkevésbé hátráltassa a napi tevékenységet.

Éljen a lehetőséggel és tegye hatékonyabbá intézményi működését! Kérje hatékonysági felmérésünket!